Interview mit Mario Schiffer, Krankenhaus Porz am Rhein

Lohnabrechnungen online abrufen, das Fortbildungsregister prüfen oder die eigenen Daten ändern – was in vielen Krankenhäusern in Deutschland noch analog über Briefe und Papier funktioniert, läuft im Krankenhaus Porz am Rhein schon seit etwa zehn Jahren digital. Prokurist Mario Schiffer erzählt im Interview von seinen Erfahrungen mit der elektronischen Personalakte und erklärt, auf welche Dinge Krankenhäuser bei der Einführung eines solchen Systems achten müssen.

Was sind Ihre konkreten Erfahrungen mit der elektronischen Personalakte?

Die elektronische Personalakte ist erfahrungsgemäß sehr arbeitsintensiv. Deswegen müssen Krankenhäuser die Einführung des Systems auch konzeptionell planen, verschiedene Methoden vergleichen und individuell entscheiden, welches Angebot am besten zum eigenen Haus passt. Das Thema Datenschutz ist im Vergleich zu den vergangenen Jahren bei dieser Entscheidung immer wichtiger geworden. Als wir im Krankenhaus Porz am Rhein die elektronische Personalakte vor etwa zehn Jahren eingeführt haben, war das noch anders. Zu der Zeit hatten wir den Datenschutz noch nicht so intensiv im Blick wie heute.

Wie haben Ihre Mitarbeiter bei der Einführung der elektronischen Personalakte reagiert?

Wir haben die elektronische Personalakte in Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitern eingeführt, um unsere Abläufe zu optimieren. In vorangehenden Gesprächen mit unseren Personalsachbearbeitern war die Effizienz der Abläufe ein sehr wichtiger Punkt, der immer wieder aufkam. Dieser hat sich durch die Digitalisierung enorm verbessert. Dementsprechend positiv waren die Reaktionen bei der Einführung der elektronischen Personalakte. Unsere Mitarbeiter können auf ihre digitale Akte zugreifen, sodass Gehaltsabrechnungen bei uns nicht mehr in Papierform weitergeleitet werden müssen.

Die Mitarbeiter erhalten diese digital in ihrer Akte, in der sie ihre Lohnabrechnungen, ihr Fortbildungsregister und persönliche Dokumente in unserem Intranet einsehen können. Seit Neuestem können sich die Mitarbeiter ihre Unterlagen auch verschlüsselt via E-Mail zuschicken. Wir versenden keine Papierdokumente mehr und haben den kompletten administrativen Vorgang digitalisiert.

Die Vorgesetzten oder der Betriebsrat können ebenfalls auf bestimmte Register zugreifen. Somit hat in diesem Bereich nicht nur die Personalabteilung einen großen Anteil am System, sondern auch alle anderen Abteilungen. Anfangs mussten die Mitarbeiter teilweise von dem System überzeugt werden, aber heute kann man sich die elektronische Personalakte gar nicht mehr wegdenken. Das ist in meinen Augen sehr positiv.

Gibt es etwas, das Sie in Retroperspektive anders gemacht hätten?

Wir hätten wesentlich früher mit dem Betriebsrat in die Diskussion gehen müssen. Und wir hätten die Funktionen des Systems früher erklären müssen. Dadurch hat sich die Einführung um eine längere Zeit hinausgeschoben. Für die Einführung der Betriebsvereinbarung haben wir etwa ein Dreivierteljahr gebraucht, was sicherlich ein großer Fehler war. Im Bezug auf den Datenschutz haben wir zwar alles ausführlich geprüft, hätten aber auch hier den Betriebsrat früher einbinden müssen. Deshalb würde ich jedem Krankenhaus und jeder Klinik empfehlen, den Betriebsrat möglichst früh zu informieren und einzubinden.

Den Datenschutz haben Sie bereits angesprochen. Wie wirkt sich die Nutzung solcher Programme auf den Datenschutz aus? Was gibt es da zu beachten?

Das Thema Datenschutz war uns von Anfang an sehr wichtig. Wir haben das System auf unserem Krankenhaus-Server nochmals in sich verschlüsselt und nicht extern auf einem anderen Server liegen. Es ist so verschlüsselt, dass auch die Mitarbeiter der IT-Abteilung nicht auf diese Daten zugreifen können. Nur ein bestimmter Primärschlüssel kann die Verschlüsselung aufheben und dieser liegt in der Personalabteilung. Dementsprechend können nur die Mitarbeiter, die eine Berechtigung haben, auf diese Daten zugreifen. Und das System hat sich datenschutzrechtlich über die Jahre weiterentwickelt und ist dadurch sehr sicher. Die Patientenakten sind in ihrer Digitalisierung noch nicht so weit wie die elektronische Personalakte, insbesondere im Bezug auf die Verknüpfung zwischen den Schnittstellen und Abteilungen.

Welche konkreten Tipps würden Sie Personalabteilungen geben, die eine elektronische Personalakte einführen wollen?

Man sollte sich individuell verschiedene Systeme anschauen. Wichtig ist auch eine „Personalaktenhygiene“ vor der Digitalisierung, bei der man entscheidet, welche analogen Papierdokumente später digitalisiert werden sollten. Die analogen Akten beinhalten oftmals einige Dokumente, die nicht archiviert werden müssen und dementsprechend nicht in die elektronische Personalakte eingepflegt werden mussten. Wir haben uns damals dazu entschieden, diesen Prozess inhouse zu erledigen und kein externes Unternehmen zu beauftragen, um unsere Akten zu digitalisieren. Dadurch haben wir saubere digitale Akten für unser neues System erhalten.

Ein externes Unternehmen hätte alle Dokumente, ob relevant oder nicht, digitalisiert. Die Aktenhygiene hat zwar ein Jahr gedauert, aber dadurch konnten wir saubere, für uns nachvollziehbare Personalakten erstellen. Deshalb würde ich jedem empfehlen, die Aktendigitalisierung intern zu regeln. Der Prozess wird dadurch zwar aufwendiger, aber das Resultat sind ordentliche, saubere Personalakten, in denen keine unnötigen Dokumente archiviert wurden.

Mario Schiffer ist Personalleiter und Prokurist des Krankenhauses Porz am Rhein.